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/ The 640 MEG Shareware Studio 2 / The 640 Meg Shareware Studio CD-ROM Volume II (Data Express)(1993).ISO / educate / flashcne.zip / FLASHDOC.TXT < prev    next >
Text File  |  1992-10-02  |  16KB  |  390 lines
  1. FLASH CARDS SYSTEM
  2. ==================
  3.  
  4. Introduction
  5. ============
  6. This Flash Cards system was created to provide memory drill on 
  7. the contents of a database, to allow people studying for tests to 
  8. solidify information in their memories.
  9.  
  10. The system permits the creation and modification of databases, 
  11. keeps track of the number of errors in a test, and allows the 
  12. user to create a graph of the number of errors made in each run-
  13. through of a test.
  14.  
  15. Author
  16. ======
  17. The system was written by John Michell, of Startext Computing 
  18. Services Ltd., 105 Scarboro Avenue S.W., Calgary, Alberta, Canada 
  19. T3C 2H2, and used over a period of several months in 1992 as he 
  20. prepared for the tests leading to Novell's Certified NetWare 
  21. Engineer (CNE) designation.  It was released to the general 
  22. public on September 9, 1992, by being uploaded to the NOVLIB 
  23. forum on CompuServe.
  24.  
  25. Disclaimer
  26. ==========
  27. Though all reasonable care has been exercised in creating this 
  28. system and the databases that accompany the system or are 
  29. available as options, the student is wholly responsible for 
  30. knowing the content of the course being studied.
  31.  
  32. The system is supplied on an "as-is" basis.  The author and 
  33. Startext Computing Services Ltd. disclaim all warranties, 
  34. expressed or implied, including, without limitation, the 
  35. warranties of merchantability and of fitness for any purpose.
  36.  
  37. The author and Startext Computing Services Ltd. assume no 
  38. liability for damages, direct or consequential, which may result 
  39. from the use of the Flash Cards system, even when the author 
  40. and/or Startext Computing Services Ltd. have been informed of the 
  41. possibility of such damage.  In no case shall the liability of 
  42. the author and/or Startext Computing Services Ltd. exceed the 
  43. registration fee paid.
  44.  
  45. Shareware
  46. =========
  47. The Flash Cards system is "Shareware", and is licensed at no 
  48. charge to the user for evaluation.  The user may share it, but 
  49. may not alter the program or documentation nor include the Flash 
  50. Cards system as part of another system.  
  51.  
  52. If you find this program useful and continue to use the Flash 
  53. Cards system after a 21 day trial period, you must make a 
  54. registration payment to Startext Computing Services Ltd.  The 
  55. registration fee will license one copy for use on any one 
  56. computer at any one time.
  57.  
  58. Users are encouraged to pass a copy of the Flash Cards system and 
  59. documentation along to friends and colleagues for evaluation.  
  60. Please encourage them to register, too.  All registered users 
  61. receive the benefits described under "Benefits of Registration", 
  62. below.
  63.  
  64. Benefits of Registration
  65. ========================
  66. Upon receipt of the registration form and fee, registrants will 
  67. be included in a mailing list, so that they can be notified of 
  68. various changes and improvements in the system.  For example, 
  69. while the author has used the system over a period of several 
  70. months, it is possible that new users may stress the system in 
  71. new ways, and may run into bugs of which the author is unaware.  
  72. The author commits to correcting such errors as quickly as 
  73. possible, and to informing registered users of such corrections.
  74.  
  75. New releases of the system will be issued when substantial new 
  76. features are available.  Registered users will be offered 
  77. upgrades at discounted rates.  Furthermore, the author (and other 
  78. users of the system) will be developing new databases as they 
  79. prepare to take tests on additional Novell courses.  Registered 
  80. users will be informed about these new databases too.
  81.  
  82.  
  83. AN INTRODUCTION TO THE FLASH CARDS SYSTEM
  84. =========================================
  85.  
  86. The Files
  87. =========
  88. The Flash Cards System consists of the following files:  (If you 
  89. downloaded the system from a bulletin board, you will find they 
  90. are included in a "Zipped" file, using PKZip Fast! available from 
  91. PKWARE Inc., 7032 Ardara Avenue, Glendale, WI 53209, and from 
  92. most bulletin boards).  
  93.  
  94. FLASH.XLS
  95. ---------
  96. The startup file.  When you open this file, it loads in the macro 
  97. sheet and get things rolling.  It contains several command 
  98. buttons which cause marcos to run which provide much of the 
  99. functionality of the system.
  100.  
  101. FLASH.XLM
  102. ---------
  103. The macro sheet, containing the coding that makes the system 
  104. work.
  105.  
  106. NW3SM.XLS
  107. ---------
  108. The question and answer database for the NetWare v3.11 System 
  109. Manager test.
  110.  
  111. DB-BLANK.XLS
  112. ------------
  113. A skeleton database that will allow the user to create a new 
  114. database of questions and answers.
  115.  
  116. SCORES.XLS
  117. ----------
  118. A worksheet on which you can enter your scores.  An embedded 
  119. chart plots the scores you record so you can see your progress
  120.  
  121.  
  122. STARTING THE SYSTEM
  123. ===================
  124. Load Excel, and open the FLASH.XLS worksheet.  This worksheet has 
  125. an Auto_Open reference which causes FLASH.XLM to load into 
  126. memory.
  127.  
  128. A dialog box appears, asking whether you want to open an existing 
  129. database or create a new one.  Choose Open Existing Database. and 
  130. an Open Dialog box will appear, from which you should choose the 
  131. database you want to work with.
  132.  
  133. As the system opens the database worksheet, it sorts the database 
  134. on the category (fourth column), numbers the rows of the 
  135. database, and counts the questions in each category.
  136.  
  137. The system then creates a "Flash Card Setup" dialog box with a 
  138. drop-down list showing the chapter number from the student 
  139. workbook, the category name, and the number of questions in that 
  140. category.  For example, if you open the 3.11 System Manager 
  141. Database, the first category you will see is "02. NetWare Basics 
  142. (46)".  Click on the category you want, and choose OK.
  143.  
  144. RUNNING A DRILL
  145. ===============
  146. The system now creates a drill database by extracting from the 
  147. database just those questions and answers that are in the desired 
  148. category, and starts the memory drill on this database.
  149.  
  150. The system randomly selects a question from the drill database, 
  151. and creates a dialog box called "Flash cards" with the following 
  152. general content: 
  153.     "[number of questions left] ([category name]): [question]"
  154. for example:
  155.     "46 (02. NetWare Basics): Maximum concurrent TTS 
  156. transactions".  
  157.  
  158. Type your answer in the edit box, and choose OK.  [Hint: if you 
  159. know the answer, and don't want to have the Flash Card Error 
  160. dialog box show up, just enter "iii" as your answer.]
  161.  
  162. (If you choose Cancel at this point, the test stops.)
  163.  
  164. If your answer exactly matches the answer in the database [or you 
  165. entered "iii"], the question is deleted from the drill database, 
  166. and another question is chosen and presented.
  167.  
  168. The convention used in creating answers, is that if there is a 
  169. list of terms in the answer (such as Ethernet, Token/Ring and 
  170. Arcnet) they will be listed in alphabetic order with commas 
  171. between them and no conjuctions.  So the answer to "What are the 
  172. commonly used cabling types" would be "Arcnet, Ethernet, 
  173. Tokwn/Ring".  This convention is deviated from if there is a 
  174. logical order or time sequence in the answer, so the answer to 
  175. "What are the steps in installing Netware" would be "Prepare 
  176. hardware, install operating system, generate workstation shell".
  177.  
  178. The Flash Card Error dialog box
  179. ===============================
  180. If your answer does not exactly match the answer in the database, 
  181. a Flash Card Error dialog box is created with the following 
  182. content:
  183.  
  184. Incorrect Response!        Database record #n
  185. Question was
  186. [question]
  187. Your response
  188. [response]
  189. Correct response
  190. [correct response]
  191.  
  192. And five command buttons are shown: OK, Stop Test, Ignore Error, 
  193. Modify Question, Modify Answer
  194.  
  195. OK button
  196. ---------
  197. Choosing OK causes the system to leave the question in the drill 
  198. database, note the number of the question (in the original 
  199. database) in an list of errors, and choose another question.
  200.  
  201. Stop Test button
  202. ----------------
  203. This stops the test.  No statistics are presented, and the user 
  204. is returned to the main screen.
  205.  
  206. Ignore Error button
  207. -------------------
  208. This button tells the system to treat your response as correct.  
  209. Use it if you made a typing error, or if you felt your answer was 
  210. "close enough".
  211.  
  212. Modify Question
  213. ---------------
  214. Choosing this button causes the system to show a Change Database 
  215. dialog box, with the question displayed in the edit box.  Change 
  216. the question as you like, then choose OK.  The system changes the 
  217. question in the original database, and then proceeds as though 
  218. you had chosen the Ignore Error button.  If you choose Cancel 
  219. from the Modify Question dialog box, you are returned to the 
  220. Flash Card Error dialog box.
  221.  
  222. Modify Answer
  223. -------------
  224. This works like the Modify Question command button, only it is 
  225. the answer in the database that is changed.
  226.  
  227. The end of the drill
  228. ====================
  229. When all the questions have been answered, the System presents a 
  230. dialog box like the following 
  231.     Section 06: 6 questions, 2 errors (3 total).  OK to retest
  232.     on errors, Cancel to halt.
  233. In the case shown, a total of three errors were made, of which 
  234. one was a repeat error.
  235.  
  236. OK Button
  237. ---------
  238. This causes the system to create a new drill database comprising 
  239. only those questions which were incorrectly answered in the 
  240. previous drill.  In the case above, therefore, the records 
  241. containing the two questions which were answered incorrectly are 
  242. extracted from the main database to make up the drill database.
  243.  
  244. Cancel Button
  245. -------------
  246. This exits the drill routine, and re-displays the main 
  247. (Flash.xls) worksheet.
  248.  
  249. Updating the scores sheet
  250. =========================
  251. Choosing the Update Scores button (or entering Ctrl-U) unhides 
  252. the Scores.xls worksheet, which contains an area for entering the 
  253. number of unique errors and the total number of questions in each 
  254. section.  Also, there are cells containing calculations which 
  255. produce percentage error rates.
  256.  
  257. This part of the system is not significantly automated.  It is 
  258. simply an area in which you can keep track of your scores.  An 
  259. embedded chart will display the results of your drills in bar-
  260. chart format.  If there are more categories in the database than 
  261. there are in Scores.xls, you will have to modify the range name 
  262. definitions to make the chart work.
  263.  
  264. In the next release I will probably include a score sheet with 
  265. each database -- perhaps actually in the database worksheet.
  266.  
  267. Finding the categories and numbers
  268. ----------------------------------
  269. If you feel so inclined, and you are comfortable in working with 
  270. Excel, you can get the list of categories by unhiding the 
  271. database you are working with and using Formula Goto to move to 
  272. the named range "Category_list", where you will see the list of 
  273. categories.  You could copy them, and paste them into the first 
  274. column of Scores.xls.  Similarly, the numbers can be found near a 
  275. named range called "Category".
  276.  
  277. The range names used in the chart will have to be updated to pick 
  278. the correct data ranges.
  279.  
  280.  
  281. CREATING A NEW DATABASE
  282. =======================
  283. To create a new database, choose the Make New Database button 
  284. from the main screen, and follow the instructions.  We use a 
  285. worksheet called DB-BLANK.XLS as a skeleton database, and save it 
  286. under a new name before proceeding.
  287.  
  288. A dialog box appears stating: "In creating flash cards, just 
  289. enter the question, answer, and category.  Sequence numbers are 
  290. created when you end modifications.  For the category, be sure to 
  291. give a section number followed by a period."  Choose OK.
  292.  
  293. Choose your new database's name from the Flash Cards Setup dialog 
  294. box that follows, and cancel out of the drill starting dialog box 
  295. that follows.
  296.  
  297. Choose Modify Database from the Flash.xls screen: you will see 
  298. the database on the left side of your screen and some additional 
  299. command buttons on the right side.  Here is what they do:
  300.  
  301. Next Q&A
  302. --------
  303. Finds the next question and answer locations in the database.  
  304. (Remember to follow the "no blank lines" rule of Excel databases, 
  305. by the way.  Each question and answer record must be in the row 
  306. directly below the previous one.)
  307.  
  308. Definition
  309. ----------
  310. Displays a What's it Stand For dialog box which prompts "Enter 
  311. term to be defined."  Type the term (don't bother to capitalize, 
  312. the system will convert it to upper case), and press Enter -- the 
  313. system will create a question of the form "What does [term] stand 
  314. for" and select the answer cell on that row for your definition.
  315. What does X provide
  316.  
  317. Selecting this button displays a What does it provide dialog box, 
  318. with the prompt "Enter term to be described."  Type the term 
  319. (you're in charge of capitalization, this time) and press Enter -
  320. - the system will create a question of the form "What does [term] 
  321. provide", and select the answer cell on that row for your 
  322. response.
  323.  
  324. Composite questions
  325. -------------------
  326. Selecting this button takes you to an area on the database where 
  327. you can create multiple questions of the form 
  328.     What is the [minimum/maximum] RAM that can be used by a
  329.     [dedicated/non-dedicated] server in NetWare v2.2
  330.  
  331. Formulas in column 26 combine the terms entered in columns 30 - 
  332. 34.  When you have created all the composite questions you want, 
  333. select the cells in column 26 that contain the questions you 
  334. want, then click in the rounded rectangle that says "Select area 
  335. to be pasted into database and click here."  
  336.  
  337. The macro will copy the questions you have created to the end of 
  338. the database.
  339.  
  340. End Database Changes
  341. --------------------
  342. When you are done making changes to the database, selecting this 
  343. button will sort the database by category, number the questions, 
  344. hide the database, and return you to the Flash Card Setup dialog 
  345. box.
  346.  
  347.  
  348. CREATING QUESTIONS AND ANSWERS
  349. ==============================
  350. Just enter the question, answer, and category, when you are 
  351. creating flash cards.  Sequence numbers are created automatically 
  352. when you end database changes.  For the category, be sure to give 
  353. a two digit section number followed by a period and a space -- 
  354. that is, when entering a category for Chapter 4, use "04. 
  355. Software Requirements", because the leading 0 ensures proper 
  356. ordering of the categories in the Flash Card Setup dialog box 
  357. drop-down list.
  358.  
  359. Conventions used
  360. ----------------
  361. The conventions I have used in creating questions and answers 
  362. are:
  363.  
  364. Don't put question marks at the end of the question.
  365.  
  366. Don't use "and" in a list of terms in an answer: use "Arcnet, 
  367. Ethernet, Token/Ring", not "Arcnet, Ethernet, and Token/Ring".
  368.  
  369. Give answers in alphabetical order, unless there is a strong time 
  370. or priority logic in using another order.  Use "FDDI, Token/Ring" 
  371. if responding to "Name two ring topologies", but use "Prepare 
  372. Hardware, INSTALL, WSGEN" if responding to "What are the steps in 
  373. creating a NetWare v2.2 network"
  374.  
  375. Consider splitting a chapter into several segments, so that there 
  376. are no more than 40 questions in a segment.  One useful split is 
  377. Definitions and Functionality, as in "AppleTalk Definitions" and 
  378. "AppleTalk Functionality" -- this allows you to get the terms 
  379. straight before gettting into their meanings.
  380.  
  381. SEND ME YOUR DATABASES
  382. ======================
  383. If you have created a database and have passed a test based on 
  384. your studying of it, send a copy of it to me, and I will include 
  385. it in the list of offerings.  I'll remit 40% of all funds 
  386. received from the sale of your database to you, and take care of 
  387. all the administration of the sales.
  388.  
  389.  
  390.